Groupware/VPN

Die Problemstellung

Die Nutzung von E-Mail als zusätzliches Kommunikationsinstrument neben Telefon, Fax und Brief ist heute schon weit verbreitet. Ein häufiges Problem ist, daß E-Mails in den persönlichen Postfächern der Nutzer liegen und anderen Mitarbeitern im Unternehmen nicht zur Verfügung stehen.

Zusätzlich sind Mitarbeiter im Außendienst, Heimarbeiter oder Betriebsstätten nicht permanent mit dem zentralen Unternehmensnetzwerk verbunden und so von Informationen abgeschnitten. Wenn verschiedene Postfächer für denselben Benutzer existieren, dann ist es schwierig, den Überblick zu behalten und die Postfächer synchron zu halten.

Verbindungen zur Zentrale werden häufig per analoger Modemverbindung, ISDN oder Standleitungen hergestellt. Die Kosten sind, besonders bei Überbrückung weiter Entfernungen, sehr hoch.

Die Lösung

Die Integration mehrerer Benutzer in einem gemeinsamen internen Kommunikationssystem erfolgt mit Groupware-Software (frei übersetzt etwa Software für gruppenbasiertes Arbeiten).

Über die Funktionen eines PIM (Personal Information Managers) wie MS Outlook hinaus ermöglicht Groupware u.a. folgende Funktionen:

• zentraler E-Mail-Versand ins Internet
• interner E-Mail-Versand an interne Benutzer
• öffentliche Ordner, in denen Informationen für mehrere Nutzer stehen
• Delegation und Verfolgung von Aufgaben
• Gruppenterminkalender (z.B. gemeinsamer Urlaubskalender)
• Verwaltung gemeinsamer Ressourcen (z.B. Meeting-Räume, Maschinen oder Fahrzeuge)
• gemeinsame Adreßbücher
• benutzer- und gruppenbasierte Zugriffsrechte auf die Objekte
• Einsicht in andere Postfächer für berechtigte Benutzer

Mitarbeiter im Außendienst, Heimarbeiter oder Betriebsstätten können "offline" an das interne Kommunikationssystem angebunden werden. Die Postfächer der externen Benutzer werden mit der zentralen Groupware synchronisiert und stehen dann an allen Standorten zur Verfügung.

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Die Verbindung kann per analoger Modemverbindung, ISDN oder Standleitungen hergestellt werden. Eine in vielen Fällen kostensparendere Möglichkeit ist die Kopplung mit einem VPN (Virtual Private Network):

Bei einer VPN-Verbindung werden Benutzer außerhalb der Zentrale über beliebige Internetverbindungen angekoppelt. Über die bestehende Verbindung wird ein verschlüsselter logischer "Tunnel" gelegt und der externe Benutzer arbeitet so, als wenn er sich in der Zentrale befinden würde. Für nicht autorisierte Benutzer im Internet sind die übertragenen Daten durch die Verschlüsselung nicht einsehbar.

VPN-Verbindungen sind nicht nur für das interne Kommunikationssystem nutzbar, sondern andere Anwendungen wie Datenbanken und Intranet-Lösungen können ebenfalls angebunden werden.

Kundennutzen

• gemeinsames internes Kommunikationssystem
• Unterstützung für die Zusammenarbeit in Gruppen
• Anbindung von Mitarbeitern im Außendienst, Heimarbeitern und Betriebsstätten
• ein großes virtuelles Unternehmensnetzwerk mit Hilfe von VPN-Verbindungen
• zentrale Datensicherung